Estos cinco consejos pueden ayudarle a mejorar sus habilidades de comunicación por correo electrónico y garantizar que parezca sincero en lugar de frío.

Puede resultar difícil dar con la nota correcta al enviar un correo electrónico.

Por ejemplo, un antiguo colega que había sido despedido recientemente se acercó a mí. Como muchos correos electrónicos que he recibido, la introducción genérica de "espero que estés bien" dejó en claro que estaba enviando la misma nota a otros. Su correo electrónico también fue extenso, con dos párrafos que detallaban su función anterior. Además, fue necesaria una segunda lectura antes de entender que estaba pidiendo consejo y una presentación a alguien. Acepté charlar y luego le compartí cinco consejos sobre cómo podría comunicarse mejor por correo electrónico.

Después, me di cuenta de que estas mejores prácticas se aplican no solo a quienes buscan un nuevo trabajo, sino también a cualquiera que esté tratando de hacer crecer su red. Desde entonces, he enseñado a personas de todos los niveles de experiencia, desde estudiantes hasta líderes ejecutivos a quienes he entrenado, cómo enviar correos electrónicos que sean realmente efectivos. 

No importa cuál sea su objetivo, escribir un correo electrónico al que la gente responda es una habilidad esencial que puede ayudar dentro y fuera del lugar de trabajo. 

Así que aquí hay cinco consejos sobre cómo enviar un correo electrónico al que la gente realmente querrá responder:

1. PRESÉNTATE A TRAVÉS DE UN RECUERDO ÚNICO O UN AGRADECIMIENTO

En una frase, recuérdale a la gente cuánto los conoces. Así podría ser cómo se conocieron, un recuerdo de la última vez que se conectaron o cómo les ha impactado. Hazlo lo más único posible para demostrar que incluso si no te recuerdan o nunca te han conocido, tú los recuerdas y por qué.

La forma más sencilla de hacerlo es agradecerles, incluso por algo tan pequeño como un acto de generosidad. Por ejemplo, me acerqué a un colega que había conocido solo una vez y le conté que nunca olvidé lo amable que fue cuando me entrevistó hace más de una década. Es probable que no recordara nuestro encuentro, pero compartir cómo me impresionó y agradecerle por ello ahora estaba causando una nueva impresión en él.

La clave aquí es ser genuino. Manténgase alejado de lo trillado o de inventar algo para llamar la atención de alguien. Al mantenerlo único y honesto, estás creando calidez y simpatía, que es el primer paso para construir una relación.

2. HAGA QUE SU PEDIDA SEA FÁCIL DE ENTENDER Y SIMPLE DE DECIR SÍ

Asegúrese de que su solicitud sea clara manteniéndola concisa y colocándola al principio o al final de su correo electrónico. Evite enterrar su información más importante en medio de su correo electrónico, donde es más fácil pasarla por alto. Resaltar su solicitud principal en negrita también puede resultar eficaz.

A continuación, haga su solicitud de manera razonable y sin esfuerzo. Incluso 30 minutos del tiempo de alguien es mucho pedir. En su lugar, solicite 15 minutos para conversar sobre una pregunta específica y haga que la programación sea sencilla. No hay nada más frustrante que el agotador ir y venir para acordar una hora. Bríndeles su disponibilidad y ofrézcase ser flexible.

Por último, acércate a pedir algo con respeto dándoles a las personas una salida fácil. Hágales saber que pueden comunicarse nuevamente si ahora no es el mejor momento. Esto hará que las personas respondan, incluso si es con un “no” o un “no ahora”, en lugar de no responder nunca.

3. DEMUESTRA QUE ERES HUMANO, NO SÓLO UNA LISTA DE CREDENCIALES

Demuestre a las personas por qué deberían tomarse el tiempo para ayudarlo. Si bien es posible que muchos quieran ayudar, las personas tienen agendas ocupadas y, a menudo, solo pueden ayudar a unos pocos elegidos. Muestre por qué es digno de su ayuda demostrando su valor de dos maneras: su competencia y calidez.

Muestre su credibilidad a través de una o dos frases breves sobre lo que ha estado haciendo. Estos podrían incluir su función actual o más reciente o proyectos relevantes, como enlaces a su sitio, una propuesta o su perfil de LinkedIn.

Luego, demuestra que eres humano a través de tu accesibilidad y sinceridad. Por ejemplo, una vez, cuando le envié un correo electrónico a alguien que había escrito recientemente un libro, compartí una foto de mi copia marcada de su libro. En otra ocasión, envie una nota divertida en el sitio web de un orador conocido que decía que debía comunicarse con "cualquier consulta comercial o recomendación de refrigerios salados". Así que le envié un enlace a mi nuevo snack favorito (papas fritas Royce cubiertas de chocolate). Demuestre que no solo vale la pena dedicarles su tiempo, sino que también es una persona cálida y con personalidad.

4. OFRECER AYUDA CONCRETA A CAMBIO

La mejor manera de captar la atención de alguien es ser útil. Incluso si eres tú quien pide trabajo o consejo, demuestra que también estás interesado en ayudarlos de alguna manera.

Primero, investigue y piense en cómo puede ayudar. Esfuérzate por aprender sobre lo que han estado haciendo y lo que les importa. Las huellas digitales de las personas tienden a ser extensas en sus cuentas de redes sociales y en su conjunto de trabajos. Lea artículos o publicaciones de blog que hayan escrito. Escuche los podcasts y las presentaciones en las que han hablado.

Luego piense en ideas que podrían resultarles útiles. Esto podría incluir sugerencias que podrían ayudar a su empresa, a una organización de la que forman parte o a ellos personalmente. La oferta puede ser sencilla, pero debe ser sincera. “¿Qué pasa si no tengo nada útil que ofrecer?” Es un miedo típico. Mi respuesta es que todos pueden aportar algo de valor.

He aconsejado a estudiantes y ex alumnos que piensen en los recursos a los que tienen acceso, como las relaciones con sus escuelas. Pueden negociar presentaciones a profesores para posibles oportunidades de hablar. Lo mismo puede aplicarse a los empleados junior de las empresas que pueden invitar a personas a un panel. Incluso cuando se comunique con usted sobre un trabajo, comparta una idea que pueda resolver un problema para el gerente de contratación. Independientemente de su nivel de experiencia o antecedentes, ofrezca algo concreto en lugar de decir: "Avíseme si alguna vez puedo ser de ayuda" o no ofrecer nada en absoluto.

5. SEGUIR Y OFRECER ALGO NUEVO

No dude en hacer un seguimiento dos o incluso tres veces si no hay respuesta. Cuando estaba construyendo la organización de productos en mi última empresa, buscaba candidatos enviando dos correos electrónicos y luego, cortésmente, una última tercera nota. Este tipo de "campaña de correo electrónico" era el estándar de la industria para llegar a los candidatos.

Aunque esto fue en el contexto del reclutamiento, no debería haber ninguna razón por la cual no podamos aplicar la misma mentalidad decidida cuando nos acercamos a las personas. Con demasiada frecuencia tomamos la falta de respuesta como una señal de que la gente nos está rechazando. Pero enviar correos electrónicos fríos, o incluso cálidos, no es una interacción humana típica. Es un argumento de venta suave para venderse a sí mismo. Acérquese a ello como lo haría si fuera un representante de desarrollo de ventas o un reclutador.

Cuando envíe otra nota, evite repetir que está haciendo un seguimiento. En su lugar, ofrezca información nueva y útil que obligue a la persona a responderle. Esto podría ser profundizar en demostrar competencia o compartir que hiciste algo que te pidieron.

Una vez estaba tratando de comunicarme con una directora ejecutiva prominente que había mencionado que agradecería reseñas para su nuevo libro. Seguí en un segundo correo electrónico con una captura de pantalla de mi reseña, respondiendo a su solicitud y demostrando que apreciaba su trabajo. A veces, es la perseverancia lo que capta la atención de alguien. Otras veces, es un amable recordatorio para alguien que está ocupado.

Uno de mis mentores favoritos siempre dice: "Cada batalla se gana antes de pelearse". En el caso de un correo electrónico frío, la batalla es mostrarle al destinatario que usted le brinda valor, aunque sea usted quien esté pidiendo algo. Gana la batalla antes de presionar "enviar" reflexionando primero sobre ese valor y luego demostrándolo en tu comunicación. Enviar correos electrónicos en frío nunca es el ejercicio más cómodo, pero tener en cuenta estos consejos puede hacer que empezar sea más fácil.